La coordinación de los equipos de trabajo

Los procesos de los equipos de trabajo han sido y son foco de atención de estudio para proporcionar modelos teóricos de efectividad y eficiencia. Dentro de dichos procesos la Coordinación es considerada clave para que un grupo de trabajo funcione de forma unificada y sea efectivo.

Normalmente los estudios se han centrado en la planificación y la comunicación, como mecanismos básicos de la coordinación.
La planificación permite definir responsabilidades, agendas y caminos a seguir, para la gestión de la actividad.  Con la comunicación, los miembros del equipo de trabajo ajustan  los planes y resuelven imprevistos con el intercambio de información, ya sea a nivel interpersonal, intergrupal, formal o informal.  De ésta forma, las personas del grupo de trabajo utilizan ambos mecanismos de forma intencionada para guiar las dependencias entre ellos.

La investigación especializada ha definido éstos dos mecanismos como concretos de la llamada coordinación explícita. Proporcionan una visión estática del equipo de trabajo por dar parte de la información pero no del todo completa.

Existen ejemplos de equipos de trabajo considerados altamente efectivos (médicos, de bomberos, militares, deportivos, entre otros ) donde las personas se anticipan a las acciones, tareas y necesidades de sus colegas, que ajustan sus comportamientos a pesar de no comunicarse entre ellos o no tener un plan previo marcado. ¿Cómo pueden ser efectivos si la comunicación y planificación son escasas? Se pone en evidencia que hay algo más en éstos equipos que les permite ser efectivos y eficaces.

La capacidad de un equipo de actuar conjuntamente de forma anticipada y ajustando los comportamientos ha sido definida por la investigación especializada como la coordinación implícita, proporcionando una visión más dinámica del equipo de trabajo a la vez que complementaria de la coordinación explícita.

La coordinación implícita necesita de dos componentes básicos (Rico et al., 2008), la Anticipación y el Dinamismo. Aspectos que precisan por un lado de conocimientos clave para que el equipo se mantenga estable y pueda desarrollar la tarea (Modelo Mental de Equipo) y por otro de una representación mental unificada de todos los miembros respecto a cómo actuar conjuntamente (Modelo de Situación de Equipo).

Para afirmar que un equipo de trabajo funciona desde la vertiente más dinámica, entre los miembros deben producirse las siguientes características:

-Intercambio de información, conocimiento y retroalimentación anticipadas.
-Cargas de trabajo compartidas y ofrecimiento de ayuda mutua.
-Control del progreso de la actividad de las personas.
-Adaptación del comportamiento personal a lo que esperan los demás.

La necesidad de comprender cómo se adaptan los equipos, a situaciones cambiantes y complejas ha llevado a que los estudios actuales aborden la coordinación desde ambos patrones, el explícito y el implícito. Ante la pregunta de cómo pueden interaccionar ambos patrones en la fase de actividad de un equipo, Rico et al. (2009) han propuesto un modelo multifásico donde las dos coordinaciones fluctúan según el desarrollo y fase de tarea:

  1. Fases previas a la acción. Existe mayor componente de coordinación explícita. Los miembros se comunican y planifican para sentar las bases de la fase de acción.
  2. Fases de acción. La coordinación implícita toma relevancia siempre que la tarea y el contexto no varíen.
  3. Fase postacción. Mayor componente de coordinación explícita para evaluar la actuación llevada a cabo.

Pero no todo es tan sencillo. Los patrones de coordinación expresados según las fases pueden verse influenciados por un lado, por los antecedentes del equipo, referidos a las variables internas y externas que forman parte de sus recursos; por otro por los procesos propios del equipo, entendidos como aquellos mecanismos que permiten a los miembros combinar los recursos disponibles para hacer la tarea conjunta (Cuadro 1).

Cuadro 1.- Elaboración propia a partir de Rico et al. (2009)

En consecuencia para que un equipo se coordine de forma eficaz para ser eficiente, no solamente precisa de compartir herramientas, recursos e información, además necesita de que cada persona del equipo conozca cómo plantean sus colegas la tarea y que todos entiendan de la misma forma cómo deben actuar para llevarla a cabo.

Algunas propuestas realizadas desde la investigación, que pueden favorecer el aumento de efectividad de los equipos de trabajo:

-Diseñar un plan de construcción de conocimiento compartido que favorezca los modelos mentales de equipo.
-Que los miembros del equipo aprendan los roles desempeñados por los demás miembros.
-Realizar sesiones regulares donde se revise el desempeño del equipo.
-Que exista cierta continuidad en la composición del equipo.

Ruth Galtés Fuentes
Profesora Estudios de Fisioterapia EUCS Manresa

Referencias:

Rico, R., Sánchez-Manzanares, M., Gil, F. y Gibson, C. (2008). Team implicit coordination processes: A team knowledge based approach. Academy of Management Review, 33, 163-184.

Rico, R., Gibson, C., Sánchez-Manzanares, M. y Clark, M. (2009). On the interplay between team explicit and implicit coordination processes. Paper presented to the 4th INGRoup conference, Colorado Springs: EE.UU.

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