Les reunions improductives

Actualment, les empreses s’han d’enfrontar als nous reptes que presenta un mercat globalitzat com l’actual mitjançant la fabricació de productes o serveis amb un elevat valor afegit, preus baixos, qualitat elevada i terminis d’entrega acotats. Per això, moltes empreses busquen aconseguir un avantatge competitiu, a través de la gestió dels seus processos productius mitjançant tècniques de millora continua. Tot i que les empreses són conscients del que suposa la millora continua per a la seva permanència en un mercat en competència perfecta, els queda un llarg camí per recórrer.

A la major part d’empreses del nostre país, es destinen moltes hores i esforços a fer reunions que moltes vegades acaben sent del tot improductives degut a l’existència de condicions que limiten la seva bona realització: l’abast dels temes, el malbaratament del temps, la manca de planificació fonamentada en objectius concrets i derivats d’una necessitat real, l’actitud dels treballadors en vers a les reunions i la manca d’eficiència que se’n deriva.

La majoria de nosaltres no pensa en el còmput total d’hores perdudes en aquestes reunions i en el cost final que suposen per a l’empresa. Posem per exemple que cadascuna d’aquestes reunions té una durada d’una o dues hores i que està integrada per entre sis i vuit persones. Això esdevé una pèrdua real de dues jornades laborals complertes. Si partim de la base que cadascun dels integrants a la reunió són directius o càrrecs intermedis amb uns salaris elevats i que aquestes reunions tenen lloc de forma periòdica, el malbaratament resulta significatiu.

Per millorar l’eficiència d’aquestes reunions prèviament s’hauria de generar l’entorn (espai físic), el context (espai interpretatiu) i els compromisos necessaris perquè la reunió tingui el resultat esperat. Resulta fonamental també l’assistència de tots els convocats, respectar sempre l’hora d’inici i final. Un altre aspecte clau és l’assignació de rols a cada participant, com per exemple, la decisió de qui conduirà la reunió. Per últim, però no menys important, s’hauria de fer un seguiment de la reunió per veure si s’han dut a terme totes les accions posteriors que permeten complir el seu propòsit.

En països com Anglaterra, Suècia o Dinamarca, es porten a terme el que s’anomenen reunions diàries de sincronització de l’equip o “Scrum daily meeting”, en les quals l’objectiu principal és el de facilitar la transferència d’informació i la col·laboració entre els membres de l’equip per tal d’augmentar la seva productivitat, el compromís d’equip, fomentar l’aprenentatge i conèixer l’estat dels projectes des del punt de vista de desviacions i tasques pendents. Aquestes reunions tenen un temps màxim de 15 minuts i es realitzen a peu dret, perquè els membres de l’equip no és relaxin ni s’expandeixin en més detalls dels necessaris.

Per tant, si volem ser més productius i eficients i aconseguir un posicionament més bo al mercat respecte de la competència, hem d’aprendre que no podem estar hores i hores asseguts en una cadira en reunions durant les quals no s’arriba a cap conclusió concreta i que acaben desmotivant el mateix treballador.

Itziar Lujan Blanco, Professora col·laboradora dels estudis d’Administració i Direcció d’Empreses-ADE del Campus Manresa de la UVIC-UCC.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.