L’entorn de treball de les organitzacions ha evolucionat en els darrers any cap a un món global, amb equips virtuals i distribuïts i basat en el treball en xarxa i amb una forta component en la gestió de la informació i el coneixement.
A mes, la mobilitat dels professionals en el seu dia a dia, ha esdevingut una característica de la majoria dels treballadors de les empreses (a més dels perfils clàssics de vendes, comercial, consultors i treballadors ‘de camp’), intensificant-se el treball ‘en el tercer lloc’ (allà on ens trobem, cafeteries, biblioteques, aeroport,…), mes enllà del concepte de teletreball (treball a casa).
Tots aquests canvis que podríem posar sota les etiquetes de “Flexible Workplace”, “Mobile Worker”, “InformationandKnowledgeWorker”, “Social networking”,… porten associats uns reptes que les companyies han de considerar i afrontar per a garantir la seva competitivitat, eficiència i productivitat i que podem resumir en tecnologia-espai-persones.
La manera de dirigir les persones i els equips no es pot basar en ‘la visió del que estan fent al lloc de treball’ sinó que s’ha de fonamentar en l’establiment d’objectius i mètriques i el foment de l’autogestió. També cal una major disciplina dels propis professionals en la pròpia gestió del temps i les seves tasques i l’aprenentatge de l’ús i aplicació de noves eines de comunicació i col·laboració virtual.
D’altra banda, l’ús intensiu de les xarxes socials, dins i fora de les nostres organitzacions modificarà la nostra manera de comunicar-nos i col·laborar amb l’entorn, ja siguin clients o potencials clients, la nostra comunitat d’usuaris, proveïdors i els nostres col·laboradors a les empreses.
El futur del treball a les nostres organitzacions és el que s’anomena ‘treball en eixam’, amb equips que s’aniran reconfigurant, de manera dinàmica, en funció de les necessitats i moment del projecte.
Això comportarà, també, canvis en el ‘lloc de treball’ tendint a uns espais mes flexibles, oberts i amb noves funcionalitats, pensats per a poder-hi fer reunions, treball col·laboratiu, videoconferències, sessions de creativitat, treball individual, llocs de descans i esbarjo, despatxos tancats ‘temporals’,…
Caldrà adaptar els espais de treball a aquestes noves realitats, així com la necessitat de posar a disposició dels professionals els equips necessaris per a treballar amb aquesta mobilitat: portàtils, telèfons ‘intel·ligents’, connexions 3G, sistemes d’informació accessibles des de fora de la xarxa corporativa,…
D’aquesta manera, tendirem a disminuir els espais fixes de treball (una taula per a cada professional) substituint-los per espais pensats per altres funcions (sales de reunions i vídeo conferència, espais tancats per audioconferències, espais per afavorir la creativitat, sales de trobada informal,…).
I el tercer repte, és el tecnològic i les eines de suport al dia a dia dels professionals i de millora de la productivitat dels processos organitzatius.
A mes de les eines informàtiques clàssiques de gestió (ERP, CRM, SCM,…), que ens ajuden a automatitzar els processos estructurats, necessitem incorporar un conjunt de tecnologies de la iProductivitat que ens facin mes eficients a l’hora de comunicar-nos i col·laborar amb el nostre entorn i de gestionar i compartir la informació i el coneixement: comunicacions unificades, espais i entorns col·laboratius, eines ofimàtiques, solucions de mobilitat, eines socials, eines de cerca i gestió de la informació i els documents,….
La incorporació d’aquestes eines (moltes de les quals ja estan disponibles a les nostres organitzacions), però, no és garantia de què aconseguim millorar la nostra productivitat. Les eines per si soles no garanteixen aquesta eficiència.
Cal que les acompanyem de la formació adequada, que posem en marxa accions d’adopció de les mateixes i de gestió del canvi (comunicació, participació, formació, suport als usuaris,…) i que aquest ús esdevingui habitual en la cultura corporativa i estigui alineat a les necessitats empresarials.
Finalment, no oblidem que tot aquest tipus d’eines requereixen del coneixement de com utilitzar-les (formació) i de com utilitzar-les bé (bones pràctiques).
Ramon Costa Pujol – Professor de Gestió de les TIC dels Estudis d’Empresa de la FUB